Introduzione

Il contesto normativo
L’ambito normativo del Piano di Comunicazione è definito, oltre che dalle fondamentali leggi emanate in materia nel decennio 1990 – 2000, dalla Legge 7 giugno 2000, n. 150 “Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni” e successivamente dalla “Direttiva sulle attività di comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni” del 7 febbraio 2002, che stabiliscono processi e strutture attraverso le quali le pubbliche amministrazioni devono svolgere attività di comunicazione e informazione.
La comunicazione pubblica, per espressa previsione di legge, rappresenta una tappa fondamentale nel processo di innovazione e semplificazione in atto.
Di seguito sono indicati i passaggi fondamentali della Legge n. 150 e della successiva Direttiva in merito alle finalità della comunicazione pubblica, alle strutture e alle modalità operative:
L’Art. 5 Capo I della Legge n. 150 specifica le finalità proprie della comunicazione pubblica:
illustrare e favorire la conoscenza delle disposizioni normative, al fine di facilitarne l’applicazione;
illustrare le attività delle istituzioni e il loro funzionamento;
favorire l’accesso ai servizi pubblici, promuovendone la conoscenza;
promuovere conoscenze allargate e approfondite su temi di rilevante interesse pubblico e sociale;
favorire processi interni di semplificazione delle procedure e di modernizzazione degli apparati nonché la conoscenza dell’avvio e del percorso dei procedimenti amministrativi;
promuovere l’immagine delle amministrazioni, nonché quella dell’Italia, in Europa e nel mondo, conferendo conoscenza e visibilità ad eventi di importanza locale, regionale, nazionale ed internazionale.
La Legge n. 150 stabilisce che le competenze in materia di comunicazione e di informazione devono essere gestite dall’URP, dall’Ufficio Stampa e dal Portavoce del Sindaco, e ne definisce gli ambiti di attività.
Secondo la Direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica, le amministrazioni devono assicurare il raccordo operativo tra i segmenti della comunicazione attivati attraverso una struttura di coordinamento. A tale struttura spetta, inoltre, il compito di elaborare, entro il 30 novembre di ogni anno, il programma delle iniziative di comunicazione, che deve contenere la definizione degli obiettivi e della strategia di comunicazione integrata, la calendarizzazione delle singole azioni, la scelta dei mezzi e il budjet, la pianificazione delle attività di monitoraggio e valutazione delle azioni.
La Direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica sottolinea che, nell’applicazione della Legge n. 150, i processi organizzativi devono essere ridimensionati in relazione all’esigenza di sviluppare modalità interattive di comunicazione interna ed interistituzionale nei confronti dei cittadini. Una buona comunicazione interna, fondata su di un’ampia circolazione delle informazioni sulle attività, e il pieno coinvolgimento del personale nei progetti di cambiamento organizzativo, consente di costruire al meglio l’identità di un’amministrazione e contribuisce a porre su nuove basi l’immagine della sfera pubblica.

La Comunicazione Pubblica
La comunicazione bidirezionale tra istituzioni e cittadini è un’esigenza specifica dell’attuale evoluzione del sistema pubblico, un processo avviato dalle riforme degli anni ’90 che ha determinato un profondo cambiamento nei rapporti tra poteri pubblici e cittadini.
Tale processo ha segnato il passaggio alla trasparenza dell’attività amministrativa, all’obbligo di informazione per i soggetti erogatori di pubblico servizio, ad una più attiva partecipazione dei cittadini alla vita pubblica, ad una maggiore tutela dei diritti dei cittadini.
In sintesi la comunicazione pubblica risponde a tre esigenze fondamentali:
la trasparenza (diritto all’informazione, accesso agli atti,…);
la partecipazione democratica;
l’efficacia organizzativa.

La percezione di chi si rapporta alle istituzioni pubbliche che è emersa da una ricerca qualitativa, commissionata nel maggio 2002 dal Dipartimento della Funzione Pubblica, risulta ancora strettamente condizionata da problemi di “burocrazia”. Rimane ancora forte, nel rapporto con le istituzioni, la sensazione di distacco e formalità, oltre alle difficoltà di accesso alle informazioni e ai servizi.
Un’ ente pubblico raggiunge una comunicazione consapevole ed efficace solo attraverso un continuo monitoraggio della propria immagine con l’ascolto, la negoziazione, lo scambio con i cittadini, qualificando i punti di contatto con la vita quotidiana e solo se riesce a raggiungere tutti i cittadini nel modo più adeguato.
Tra le istituzioni pubbliche proprio il Comune viene identificato come l’ente che, più di altri, entra nella vita del cittadino, da quando nasce a quando muore, attraverso una molteplice erogazione di servizi quali: servizi all’infanzia, scuola, trasporti, tributi, servizi sociali, biblioteche, concessioni edilizie, iniziative socio culturali,… .
Interagendo con il cittadino in tanti ambiti, il Comune, attraverso le sue attività e i suoi dipendenti, anche senza mettere in atto alcuna azione comunicativa consapevole, “comunica”. In questo contesto diventa necessaria, per un Comune, una politica di comunicazione consapevole, persuasiva, ben strutturata al suo interno, in linea con l’attuale tendenza  di identificazione del cittadino come partner, non più solo come destinatario, dell’azione pubblica.
Una buona comunicazione sostiene una buona amministrazione e viceversa, la comunicazione deve quindi diventare parte integrante dell’attività amministrativa, questo diventa possibile solo attraverso un’efficace comunicazione interna.
I processi di comunicazione pubblica degli enti, per essere incisivi, devono quindi entrare nel patrimonio culturale delle strutture e delle persone che ne fanno parte.
Il Piano di Comunicazione va inserito in questo scenario, come progettazione integrata nel contesto organizzativo dell’amministrazione, e va considerato come modo per lavorare insieme, per condividere informazioni e prassi, per sperimentare forme di collaborazione.

Definizione del Piano di Comunicazione
Il PdC è lo strumento attraverso il quale l’Amministrazione Comunale programma le attività di comunicazione, stabilisce le modalità di coordinamento, fissa gli obiettivi principali e le scelte strategiche, valuta le risorse economiche, determina gli strumenti e le principali azioni da attivare nel corso dell’anno 2006.
Per superare la dimensione della semplice informazione e dare un senso alla comunicazione l’ente deve strutturare il messaggio in funzione degli obiettivi e dei destinatari. Il PdC determina proprio le strategie, gli obiettivi e gli strumenti coerenti attraverso i quali l’Ente intende comunicare.
Tale documento permette di pianificare e coordinare le attività di comunicazione attraverso un programma organico e complessivo che coinvolge trasversalmente tutte le aree e le strutture amministrative, senza voler annullare le differenze e le specificità delle singole iniziative o dei singoli attori coinvolti, ma coinvolgendoli attraverso metodi e processi di lavoro predefiniti.
Attraverso il PdC è possibile, inoltre, concretizzare quel processo di ascolto strutturato e consapevole da parte della pubblica amministrazione verso i cittadini che agevola e stimola i processi di cambiamento e sviluppo della Comunità.
Il PdC, pur nella sua natura programmatica e strutturata, si configura come uno strumento flessibile e dinamico, in grado di rispondere alle esigenze specifiche che si potranno manifestare in corso d’opera.